Los errores de correo electrónico más comunes que la gente comete

Cuando se trata de catástrofes en el lugar de trabajo, un error horrible de correo electrónico enviado al gran jefe podría vencerlos a todos. Un error de ortografía, una palabra mal utilizada o el hecho de que Dios prohíba que un correo electrónico se envíe a la persona equivocada puede hacer que se vea poco profesional, y si es lo suficientemente malo, incluso puede poner en peligro su trabajo.

Enviar un correo electrónico que debía ir a un correo electrónico amigo de un superior, o lo que es peor, toda su oficina después de hacer clic accidentalmente en “responder a todos” puede dejarlo frenéticamente buscando los boletos más baratos a otro país, examinando las ideas de nombres para darse a conocer por su nueva identidad.

Ya sea ' enviando un correo electrónico de ida y vuelta con un posible empleador o con el jefe que ha conocido durante años, se requiere un cierto grado de etiqueta. Estos son los errores de correo electrónico profesionales más comunes que debe tener en cuenta antes de cometer el error, y cómo corregir los errores que comete. (No eres la primera persona en hacerlo y ciertamente no será la última).

1. Enviar un correo electrónico mal dirigido

Dependiendo del contenido, un correo electrónico mal dirigido puede ir desde un poco embarazoso a un fin de trabajo.

Tan difícil como mantener la calma y sin pánico, mantener la calma y evaluar la situación. ¿Es algo un poco embarazoso, como hablar sobre los planes de la hora feliz con alguien que no estaba en la lista de invitaciones, o en el peor de los casos, como enviar un correo electrónico sobre su jefe a toda su oficina.

Evalúe la situación y desarrolle Un plan de acción para el control de daños.

Cómo solucionarlo

Por más difícil que sea no ir e inmediatamente pedir disculpas a todos los que recibieron el correo electrónico, espere. Las cosas se pierden en las bandejas de entrada de las personas todo el tiempo (y las cosas pueden tardar un tiempo en abrirse), así que no le prestes más atención de la necesaria.

Sin embargo, debes disculparte inmediatamente si lo envías a un jefe. En lugar de enviar un correo electrónico de disculpas masivas, busque a su jefe y déle una disculpa en persona. Hágales saber que el correo electrónico no fue dirigido a ellos y que tendrá más cuidado en el futuro. Una vez que haga esto, evalúe si es necesario hacer más control de daños. Si su jefe acepta sus disculpas, siga adelante e intente no insistir en eso: todos cometen errores, y no puede deshacerlos sin importar cuánto desee. (Pero es una buena regla general que nunca envíes correos electrónicos a nadie en tu equipo, sin importar a quién esté destinado). Si el correo electrónico que enviaste contenía información confidencial para alguien que no estaba destinado a verla, asegúrate de alertar a su HR inmediatamente.

Reglas de etiqueta de correo electrónico

Además de frenar cualquier fallo de correo electrónico, hay ciertas reglas de etiqueta de correo electrónico que debe seguir en un entorno profesional.

2. No tener una línea de asunto clara y concisa

Si bien puede que tenga la costumbre de enviar correos electrónicos sin una línea de asunto o informales a los compañeros de trabajo con los que es amigo, asegúrese de que cuando envíe un correo electrónico importante que la línea de asunto les da una mirada a los contenidos: si se trata de una factura, haga la línea de asunto “Factura de junio”; Si se trata de un proyecto, titúlelo con el nombre del proyecto y una breve explicación de la actualización.

Tener una línea de asunto clara no solo es más profesional, sino que hace que el receptor de su correo electrónico sea más propenso a prestar atención.

3. Envío de correos electrónicos demasiado informales

Obviamente, algunas oficinas son más formales que otras. Si está comenzando un nuevo trabajo, comience por el lado formal y ajuste de acuerdo con la forma en que las personas le envían correos electrónicos. Una vez que tenga una idea de cómo las personas se comunican entre sí, intente encajar en el molde: nadie quiere correos electrónicos súper formales en un entorno informal o viceversa.

4. Uso de su dirección de correo electrónico personal

Una vez que obtenga su dirección de correo electrónico del trabajo, asegúrese de atenerse exclusivamente a eso. Cuando va y viene con su jefe o un contacto de relaciones públicas, no quiere enviarlo accidentalmente desde justinbieberluvr898@aol.com

5. No incluye un bloque de firmas

Firmar sus correos electrónicos solo con su nombre no es técnicamente incorrecto, pero tener una firma profesional con su nombre y apellido, información de contacto, puesto de trabajo y, si es posible, el logotipo de su compañía es más profesional y facilitará que las personas lo busquen si lo necesitan.

6. Exagerar con el uso del signo de exclamación

Este es un problema enorme para las mujeres y es algo que discutimos frecuentemente en nuestra oficina. Las mujeres pueden estar paranoicas de que no terminar una oración con un signo de exclamación puede parecer grosero o crítico (culpable), pero ese no es el caso, y usar demasiados signos de exclamación puede tener el efecto contrario y hacer que salga como no profesional .

7. Envío antes de la revisión

Antes de enviarlo por correo electrónico relacionado con el trabajo, vuelva a leer el contenido y verifique a quién se lo está enviando y si presiona “responder a todos”. Incluso cuando tenga prisa, intente escanearlo rápidamente para evitar catástrofes o momentos embarazosos.

Errores frecuentes en la gramática del correo electrónico

En los correos electrónicos de trabajo, es común reutilizar las mismas palabras y dichos una y otra vez. Asegúrate de no ser víctima de estos errores comunes.

8. Seguimiento versus seguimiento

Me senté y debatí esto innumerables veces antes de enviar un correo electrónico a alguien con quien acabo de entrevistar, convencido de que si elegía el equivocado, dispararía mi oportunidad en el trabajo. Si bien ese casi definitivamente no es el caso, es bueno saberlo.

El seguimiento es un sustantivo y un adjetivo. Guíese cuando se use antes de un sustantivo.

Le envié un correo electrónico de seguimiento.

El seguimiento es un verbo.

Me puse en contacto con el gerente para ver si podía hacer un seguimiento.

Entonces…

Asunto del correo electrónico: Seguimiento de la entrevista

Hola XXX,

Estuvo genial conversando contigo ayer. Sólo quería hacer un seguimiento …

9. Confiar en estas palabras y frases

Hay ciertas palabras que están bien en la vida real pero que son tan duras o poco profesionales cuando se usan por correo electrónico. Intenta evitar usar estas frases.

  • “Perdón por molestarte”, en un escenario relacionado con el trabajo, ¡no las estás molestando! Es su trabajo comunicarse con sus superiores y compañeros de trabajo, por lo que no es necesario.
  • “Vamos a tocar la base”: esto se usa en exceso en la configuración corporativa. Intente cambiar por otra cosa, especialmente si está buscando a su jefe para que lo guíe en su apretada agenda.
  • “Pienso”: si sabe algo, no se haga valer menos afirmándolo con ” Pienso ”antes de eso. Quite la red de seguridad y continúe con su oración sin esto.
  • “Oye”: una vez que se ha enfocado en la cultura de su oficina, está totalmente bien usar esto en correos electrónicos informales (no puedo contar cuántas veces Utilízalo un día en nuestra oficina). Pero hasta entonces, no comience a escribir su correo electrónico con “hey ___” y trate de manera más formal.

Loading Facebook Comments ...

Leave a Reply